Интегрирана система за електронно архивиране и управление на документи

Брошура (PDF 982K)
 
Брошура (ZIP 806K)

Официален сайт

С помощта на DocuWare вие можете да съхранявате в електронен вид всякакъв тип документи - счетоводни документи, офис кореспонденция, електронна поща, технически чертежи и много други. DocuWare е широко популярна най-вече заради своята богата функционалност, лесна администрация и употреба, бърза интеграция и високо ниво на сигурност.

Прихващане, индексиране и архивиране
Хартиени документи, като входящи писма и фактури, просто се сканират и импортират в DocuWare в електронен вид. Вече сканираните документи влизат в електронен вид в така наречения “in-basket”, където се сортират и групират. DocuWare предлага няколко различни начина за създаване на индекс, който съдържа ключови или индексни думи с помощта, на които на по-късен етап документите биват търсени и извличани. След процеса на индексиране документите са готови за архивиране в структурираните архиви наречени “file cabinets”.

Файлове във формат Word, Excel и PowerPoint се прехвърлят за архивиране в DocuWare само с едно натискане на мишката. Всички входящи и изходящи съобщения от електронната поща се архивират напълно автоматично от DocuWare. С помощта на DocuWare TIFFMAKER документите, от което и да е Windows приложение могат да бъдат “прихванати”, незабележимо индексирани и вкарани в системата по време на подаването им за печат към принтера. Стандартните фирмени бланки и титули могат да бъдат зададени предварително и на по-късен етап всеки документ влязъл в системата да бъде “наставен” върху тях. По този начин всички фирмени документи винаги ще изглеждат еднакво без това да изисква допълнителен труд за оформлението им.

Веднага след архивирането в системата, всеки документ става достъпен до всички потребители в локалната мрежа съобразно предварително зададените нива на достъп.

Извличане и обработка
Намирането и извличането на документи в системата е въпрос на секунди. Търсенето може да бъде извършено по различни критерии като дата, ключови думи или дори “пълно текстово търсене”, по която и да е дума присъстваща в текста на документите. Множество потребители имат възможност да разглеждат един и същи документ едновременно, така че не може да се получи често срещаното в работния процес положение, при което даден документ е недостъпен поради това, че в момента се ползва от друг потребител. Също така става невъзможно документ да бъде загубен, грешно сортиран или “подреден” на място, което никой не знае.

Вградения инструмент за разглеждане на DocuWare позволява визуализирането, както на цветни и черно бели документи, така и на повечето видове файлове записани в стандартни графични формати. Ключовите думи в документите се маркират визуално по специален начин, така че да се отличават от останалия текст. По време на разглеждане на документите, отделни части от тях могат да бъдат маркирани и копирани като графично изображение или текст в други Windows програми.

Входящи факсове
Входящите факсове се получават през факс модем, след което се разпечатват и влизат автоматично в базата данни на DocuWare. В допълнение може да бъде указано те да бъдат препратени към централизирана работна станция, която да ги разпредели по съответните потребители във вид на e-mail съобщения.

Редактиране на документи и функция “Печат”
Към всеки документ могат да бъдат добавяни обяснителни бележки и коментари във вид на цветни маркировки, текст, подчертаване, ограждане или персонализирани електронни печати. За по-голяма гъвкавост и удобство тези допълнителни коментари и бележки могат да се добавят в пет различни графични слоя. По този начин самият документ остава непроменен. Това означава, че дори може да бъде добавен коментар към получен факс директно на екрана на компютъра и веднага след това той да бъде изпратен обратно на изпращача.

Сигурност на документите
Документите съхранени в DocuWare са напълно защитени от всякакъв вид нежелани манипулации. Тази защита се базира на проверка с използване на контролни суми, която позволява незабавното откриване на нарушения в целостта и първоначалния вид на документа. Това прави DocuWare идеалната система за съхранение на документи, за които е важно да се гарантира сто-процентово невъзможността за тяхната нерегламентирана модификация.

Кореспонденция през електронна поща
Документи, бележки и дори гласови коментари могат да бъдат изпращани през DocuWare в рамките на локалната мрежа. С помощта на интегрирания MAPI интерфейс, документите могат да бъдат получавани и изпращани във вид на нормална електронна поща и към потребители, които не разполагат с DocuWare. Всички електронни писма изпращани или получавани през Microsoft Outlook могат да бъдат автоматично въведени в базата данни на системата. За тяхното индексиране може да сe използва името на изпращача, e-mail адреса му, името на получателя или темата на съобщението. Благодарение на това индексиране, на по-късен етап всеки получен или изпратен e-mail може да бъде намерен и визуализиран много бързо.

Администрация
Едно от най-големите предимства на DocuWare е неговата лесна и интуитивна администрация. Благодарение на добре развитата система за помощ към програмата, всеки администратор може за секунди да получи кратка и точна информация за всяка функция.

В комплект с инсталационните файлове върви и пълно техническо описание на системата DocuWare. С негова помощ администраторите могат да се запознаят в детайли с архитектурата и настройката на системата.
Вече дефинираните потребителски групи и потребители в рамките на Windows мрежата могат директно да бъдат трансферирани в DocuWare. Това елиминира нуждата от повторно дефиниране на групи и потребители. При стартиране на някоя работна станция DocuWare незабележимо стартира и изпълнява процеса по регистрацията и автентификацията на потребителя.
Мощни и лесни за употреба инструменти позволяват бърза реорганизация на базите данни и трансфера им към други сървъри или носители на информация. DocuWare осигурява голям набор от стандартни интерфейси и компоненти за връзка с повечето разпространени мрежови операционни системи. За максимално бързо намиране на документите администраторите могат да съхранят индексите и ключовите думи в интегрирания Microsoft SQL Server. Може да бъде правена връзка и с други видове бази данни през ODBC.

В допълнение, DocuWare съхранява цялата информация от базата данни заедно с файловете на документите. Това дава сигурност, че и в най-лошия възможен сценарий, като нарушаване на целостта на базата данни или пълен срив в системата, всички данни могат да бъдат възстановени напълно и цялата база данни изградена отново. Архитектурата на DocuWare е изградена с мисълта за гарантиране на абсолютна сигурност на документите и данните.

Съвместимост и интеграция
DocuWare може да съвмести всички програми, които по някакъв начин създават или отварят документи. TIFFMAKER преобразува във файловия формат на DocuWare всеки документ, който може да бъде разпечатан през която и да е Windows програма.

Файлови библиотеки на CD и DVD
(с допълнителен модул)
С DocuWare всяка една файлова библиотека с документи може да бъде копирана на CD или DVD. По време на този процес, с помощта на специален софтуер, цялата файлова библиотека (а като опция и базата данни), могат да бъдат разпределени и записани на дискови носители. По този начин се създава възможност за извличане и разглеждане на документи директно от CD без за това да е необходим DocuWare или връзка с локалната мрежа.